財務軟件日常使用中的注意事項

一、新建套帳時的注意事項
拿到一套軟件之后,不要急于去安裝和嘗試軟件的各種功能。首先應該對軟件的使用細則有一套清晰的了解,應了解該財務軟件的運作流程。然后,按下列程序進行套帳的初始化操作。
1、在用友財務軟件中,首先應該以管理員的身份新建套帳,建帳之后不應先去初始化期初余額,更重要的工作是進行財務分工!不要對我說你單位就你一個會計,即便如此,你也得進行財務分工,身兼數職:的財務軟件都將憑證的錄入與審核計帳相分離,以便交叉監督。常見的財務分工方式是分成四人:管理員、制單員、審核員、記帳員。在以后的使用中,應該按帳務核算的分工以不同的身份登錄財務軟件。
2、進行科目設置。在財務分工之后,接著應查看提供的會計科目是否能夠滿足你單位的核算需要,如果不夠,還應該添加相關的科目。比如,在核算的過程中,很明顯地需要“應交”二級科目到三級科目,但你在提供的會計科目中不能找到,此時應進入“會計科目”模塊,進行科目的添加工作,在添加的過程中,應該注意對科目編碼的設置。如果是二級科目,該科目的前面3位編碼一定要設成對應的一級科目的代碼。應該知道的是,用友財務軟件對科目的管理是以科目編碼為依據的,如果科目編碼設置錯誤的話,后患無窮!而且,科目只要設定好了,以后核算中想將之刪掉都不行!
3、進行期初余額的設定。如果你新建套帳的啟用日期是在年份中間,在錄入期初余額時,不能在“年初余額”欄目中輸入,這樣做是徒勞的。我就曾因為該問題一直懷疑是否是有軟件故障。正確的方法是在“期初余額”欄目中輸入。在進行期初余額錄入時,一定要注意數據的正確性,因為,這些期初數據一旦發生作用時,你是無論如何也不可能去修改的!
二、日常核算過程中的注意事項
用財務軟件進行日常的會計核算,有時會遇到自找麻煩的事,手動處理中很簡單的事情,在計算機**卻束手無策!常見的問題如下:
1、不能進行憑證錄入:剛使用用友軟件時,你首先會進入“憑證處理模塊”,進行憑證的錄入,但往往你都不會成功。原因何在?因為你未對憑證進行“憑證類別”(也就是常見的“收字、轉字、付字”)設定,解決方法很簡單,進入“憑證類別”進行設定即可。
2、錄入的憑證無法登帳。當你辛辛苦苦地錄完憑證之后,在進行記帳操作時,你很可能會發現可供記帳的憑證是空白的,為什么?這里,就不得不提到核算的過程了。在用友的財務軟件中,基本的核算過程是:憑證錄入->憑證審核->憑證錄帳,這個基本程序是不可不知的。另外,根據交叉監督的原則,在憑證錄入時你是不可能同時進行憑證審核、記帳的,你(或者其他人)須以不同的身份再次重新登錄,才能夠進行審核、記帳操作。
3、以記帳的憑證無法修改。在你將的憑證都記帳之后,你發現之前你的會計憑證錄入有誤,怎樣去修改?這個過程有些復雜。首先以“審核員”或者“記帳員”的身份重新登錄,然后進入“套帳管理”模塊,選擇“恢復記帳前狀態”菜單,這時,你可以在“恢復*近一次記帳前狀態”和“恢復到月初時狀態”之間進行選擇。之后進入“憑證處理”模塊,取消對出錯憑證的審核,然后再以“制單員”的身份重新登錄,進行修改操作。 聯系我時請說明您是從即墨找找看上看到的